Карточка документа это

Быстрый старт > Меню системы > Документы и процессы > Карточки документов

Карточка документа это

Справочник Карточки документов (Хранилище документов) — система управления корпоративной документацией, предназначенная для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с файлами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Основная задача справочника Карточки документов — обеспечение надежного централизованного хранения файлов электронных документов произвольных форматов (документы MS Office, изображения, видеоинформация и т.д.) с возможностью хранения версий, контроля доступа, поиска.

Визуально представить структуру архива документов можно следующим образом.

Струтура Архива документов

Карточки документов могут с помощью механизма дополнительных свойств “прикрепляться” к произвольным объектам конфигурации. Например, можно задать настройки, по которым на карточки документов можно будет ссылаться из первичных документов. К примеру, из накладной или бухгалтерской операции можно будет открыть файл договора-основания, или его отсканированный образ.

Кроме того справочник Карточки документов выступает промежуточным звеном между внешними приложениями и объектами конфигурации. Например, чтобы загрузить данные из документа Excel, XML в систему, нужно предварительно загрузить этот документ в справочник Карточки документов.

Описание объекта

Открыть справочник Карточки документов можно одним из следующих способов:

1.Меню: Документы и процессы >> Карточки документов;
2.Меню: Операции >> Справочники >> Карточки документов.

Справочник Карточки документов

Документы в справочнике Карточки документов могут быть простыми и составными:

простые – если в карточке документа находятся версии только одного файла.
составные – если в карточке документа находятся версии разных файлов.

Форма справочника Карточки документов делится на два окна:

1.дерево папок справочника,
2.таблица элементов папки (список файлов документов).

Также на форме отображаются адресная строка и поле деталей карточки документа (если настроено их отображение).

Элементы формы:

1)Дерево папок справочника – (левое окно)отображается дерево папок (группировок) справочника. Папки (группировки) можно раскрывать до подчиненных папок.
2)Таблица элементов папки – (правое верхнее окно) отображается содержимое выбранной в Дереве папок справочника Папки.
3)Детали документа – (правое нижнее окно) отображаются вкладки выделенной карточки документа.
4)Адрес – отображается строка адреса выбранного в Дереве папок справочника элемента.

Пункты меню:

Динамическая иерархия – включает/выключает режим отображения динамической иерархии.
Добавить –  позволяет добавить новую карточку документа.
Создание новой группы – позволяет создавать группу карточек документов (папку справочника).
Добавить копированием — позволяет добавить документ путем копирования. При копировании открывается форма карточки нового документа. Подчиненные файлы создаются одновременно с карточкой документа. Для того чтобы сохранить копию документа (включая подчиненные файлы), необходимо нажать кнопку ОК или Записать. Скопированный документ появится в таблице элементов справочника Карточки документов.
Изменить текущий элемент – позволяет внести изменения в текущий элемент справочника.
Установить пометку удаления – помечает /отменяет  удаление элемента справочника Карточки документов.
Загрузить файл или каталог – позволяет добавить выбранный файл или каталог файлов.
Редактировать файл – позволяет открыть основной файл для внесения изменений с возможностью сохранить его как новый файл текущей карточки документа.
Открыть файл для просмотра – позволяет открыть основной файл для просмотра.
Сохранить файл или группу файлов на диск – позволяет сохранять файл (если выбрана карточка документа) или группу файлов на диск (если выбрана группа карточек документов). Сохраняются только основные файлы карточек документов (если есть).
Отчёт – выводит отчёт Карточка документа (если выбрана карточка документа) либо Отчёт по карточкам документов (если выбрана группа карточек документов), который может быть вызван также из Меню >> Документы и процессы >> Отчёт по карточкам документов.
Отправить по почте – позволяет отправить выбранный элемент (или элементы) справочника по электронной почте (на карточке пользователя в справочнике Исполнители должны быть заданы настройки на вкладке Основная в поле E-mail).
Создать ярлык файла на диске – позволяет создать ярлык карточки или группы карточек на диске.
Полнотекстовый поиск – открывает/закрывает форму полнотекстового поиска (если включен механизм полнотекстового поиска: Меню >> Операции >> Управление полнотекстовым поиском >> кнопка Настройка >> опция Разрешить полнотекстовый поиск).

Для корректной работы полнотекстового поиска необходимо запустить обработку Инициализация полнотекстового поиска (Меню >> Моделирование >> Документы и процессы >> Инициализация полнотекстового поиска).

Избранное:
Добавить в избранное – позволяет добавить выбранный документ в справочник Избранное.
Избранное – открывает справочник Избранное.
Сервис – при нажатии кнопки открывается меню:
Вид – определяет, показывать ли следующие элементы интерфейса:
Детали – (по умолчанию установлено);
Адресная строка – (по умолчанию установлено).
Штрихкодирование – открывает окно для работы со сканером штрихкода.
Сканирование – открывает окно для работы со сканером.

Также присутствуют кнопки отбора и сортировки.

Если при установленном отборе на табличную часть элементов папки добавить новый или изменить существующий элемент таким образом, что он не будет проходить по этому отбору, то по окончании редактирования появится сообщение

Сообщение о причине отсутствия введенных данных в списке

и элемент не будет отображен в таблице, хотя будет добавлен. Если отключить отбор, то можно будет его увидеть.

Некоторые из вышеописанных кнопок могут не помещаться на форме справочника Карточки документов (например, когда окно не развернуто полностью). Для того чтобы увидеть их, следует нажать кнопку Другие кнопки.

На форме списка справочника доступно использование следующих горячих клавиш:
Загрузить файл или каталог – +;
Открыть файл для редактирования – +;
Открыть файл для просмотра – +;
Выгрузить файл или группу файлов на диск – +;
Напечатать файл – +


.

См также:

Иерархия карточек документов
Добавление и редактирование групп карточек документов
Добавление и редактирование файлов документов
Настройка безопасности справочника Карточки документов

Источник: http://km61.intalev.ru/cdp_documentcards.htm

Карточка документа

Карточка документа это
В карточке документа отображается полная информация о текущем документе. В зависимости от типа документа набор атрибутов карточек различных документов и их вид могут различаться.

Для открытия карточки электронного документа необходимо в любой директории раздела Документы нажать на название требуемого документа.На рис. 1 приведен пример карточки электронного документа.

Рис. 1.

Карточка электронного документа

Любой документ, на который текущий пользователь имеет соответствующие права доступа, может быть добавлен в Избранное для обеспечения быстрого доступа к нему с помощью следующих кнопок, расположенных слева от наименования карточки документа: – кнопка для добавления текущего документа в Избранное. При добавлении документа в Избранное кнопка меняется на . – кнопка для удаления документа из Избранного. При удалении документа из Избранного кнопка меняется на .В системе ELMA пользователь может подписаться на определенный документ для отслеживания за его изменений. Подробнее о подписке на документ см. соответствующий раздел справки.

При нажатии на кнопку Отправить или на пиктограмму появляется выпадающее меню, которое предлагает выбрать следующие действия:

  • Вложить в задачу – открытие страницы создания задачи. Текущий электронный документ будет автоматически прикреплен к данной задаче. При этом в теме задачи будет автоматически указано название документа. Задачи, в которые вложен данный документ, отображаются в карточке документа на вкладке Задачи.
При нажатии на кнопку Действия или на пиктограмму появляется выпадающее меню, которое предлагает выбрать следующие действия:

  • Задать вопрос – возможность задания вопроса по документу. Вопросы по документу и ответы на них отображаются на вкладке Общая информация на панели истории работы с документом и на вкладке История при нажатой кнопке Вопросы;
  • Переименовать – возможность переименования документа. В открывшемся диалоговом окне необходимо ввести новое название документа и нажать на кнопку Переименовать. Кнопка доступна в случае, если текущий пользователь имеет уровень прав “Редактирование” и выше к данному документу;
  • Переместить – возможность перемещения документа в другую папку. В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать папку для перемещения и нажать на кнопку Переместить. Кнопка доступна в случае, если текущий пользователь имеет уровень прав “Редактирование” и выше к данному документу.
  • Копировать – копирование документа. Открывшаяся страница аналогична странице создания электронного документа. Набор атрибутов данной страницы зависит от типа документа. Поля автоматически заполняются значениями как у копируемого объекта, но могут быть изменены. Для сохранения внесенных изменений следует нажать на кнопку Сохранить.
  • Создать ссылку – создание ссылки на документ в определенной папке, указанной пользователем.
  • Отправить в архив – возможность отправки документа в архив. В открывшемся диалоговом окне необходимо подтвердить отправку документа в архив путем нажатия на кнопку Да. Возможность доступна только при наличии у текущего пользователя прав на полный доступ к документу, а также права на редактирование родительской папки, в которой располагается документ.
  • Просмотр подписок – возможность просмотра, добавления или удаления подписчиков на документ.
  • Конвертировать документ – преобразование документа в другой тип. При нажатии кнопкой мыши на данную кнопку будет открыто диалоговое окно, в котором необходимо выбрать конечный тип преобразования и нажать кнопкой мыши на кнопку Преобразовать. По умолчанию данная кнопка доступна только администратору системы ELMA. Права доступа назначаются администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Права доступа к модулю “Документооборот” – Доступ к преобразованию документов.
Создание нового электронного документа и его привязка к текущему документу.
Добавление новой версии документа.

Часть вкладок содержит информацию, добавленную на этапе создания документа.

Активная вкладка подсвечена белым цветом. Для перехода между вкладками необходимо нажать на наименование требуемой вкладки.

Вкладка “Общая информация”

На данной вкладке отображены:

  • разделы Атрибуты документа и Дополнительная информация с полями, заполненными на этапе создания документа;
  • блок Статус документа (рис. 2), в котором отображается информация о текущем статусе документа с возможностью изменить данный статус в соответствии с настройками жизненного цикла данного типа документа. Данный блок отображается только в том случае, если в карточке типа документа установлены соответствующие настройки;

Рис. 2. Карточка электронного документа. Блок “Статус документа”

  • блок Текущая версия с возможностью скачивания текущей версии документа и работы с ней с помощью ELMA Агента;

Пример вкладки Общая информация представлен на рис. 1.

Информация в некоторых полях является гиперссылкой, т.к. она является элементом определенного справочника или папки. При нажатии на такое поле откроется соответствующая страница системы ELMA.

Данная вкладка обеспечивает возможность быстрого просмотра содержимого текущей версии документа в веб-приложении. Наполнение вкладки Предпросмотр может изменяться в зависимости от типа просматриваемого файла. Подробнее о возможности предпросмотра см. соответствующий раздел справки. На данной вкладке в таблице отображаются все документы, связанные с текущим, а также могут быть добавлены новые связи. Данная таблица может быть настроена. Подробнее о вкладке Связи см. соответствующий раздел справки. На данной вкладке в таблицах Права родительской папки и Дополнительные права отображаются все пользователи, имеющие определенные права доступа к текущему документу. На данной вкладке пользователи с полными правами доступа имеют возможность назначения прав доступа другим пользователям системы ELMA. Подробнее о вкладке Доступ см. соответствующий раздел справки. На данной вкладке в таблице отображаются все задачи, в которые вложен текущий документ. Данная таблица может быть настроена.

Пример вкладки Задачи представлен на рис. 3.

Рис. 3. Карточка электронного документа. Вкладка “Задачи”

См. также:

Источник: https://www.elma-bpm.ru/KB/help/Platform/content/User_edoc_card_index.html

А2Б – система управления бизнесом

Карточка документа это

Создание документа

Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле “СЭД”. Для создания документа нажмите кнопку “Документ+” Откроется форма создания нового документа. Выберите папку, в которой этот документ должен храниться в поле “Папка”. Напишите название документа в поле “Заголовок”.

  Эти поля являются обязательными. Добавьте подробное описание документа в поле “Описание” (при необходимости).

Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа, то они автоматически подставятся в поля “Тип документа” и в карточке создания документа появятся дополнительные поля, предусмотренные данным типом документа. Если тип документа не прикреплен, то выберите из выпадающего списка необходимый тип документа.

Если шаблонов типов документов не создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию. Приложите файл к документу при необходимости, нажав на кнопку “Приложить файлы”. Нажмите “Сохранить” для внесения документа в папку.

Карточка документа

Карточка документа содержит всю информацию про документ.

Карточка документа содержит следующие блоки:

  • Основная информация о документе – это название и описание. Эта информация может быть изменена пользователями имеющими доступ к редактированию.
  • Файлы – блок содержащий приложенные к карточке документов файлы. У каждого изначального файла может быть неограниченное количество версий. Каждый файл может быть актульным или нет. Прикладывать файлы может автор документа при создании документа. Также добавлять и удалять файлы могут пользователи с правом редактирования, если документ находится в статусе Черновик. Пока документ не завершён все пользователи находящиеся в маршруте документа могут прикрепить свои версии файлов.
  • Управляющие кнопки – это кнопки Редактировать, Удалить, Отменить, Сохранить, Дублировать. В зависимости от статуса документа и уровня доступа пользователя данные кнопки могут отображаться или нет.
  • Свойства документа – это стандартные поля документа – Статус, Автор, Папка, Дата и номер регистрации, а также дополнительные поля (при наличии). Эти поля (кроме автора) могут быть изменены пользователями имеющими доступ к редактированию.

 

Редактирование документа в системе A2Б
 

Редактировать документ может только его автор, администратор модуля СЭД и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа. По умолчанию, редактирование полей карточки доступно только на стадии “Черновик” и “Без маршрута”. Кликните на “Редактировать” рядом с названием документа. При нажатие кнопки Редактировать все доступные для редактирования поля становятся активными. Появляются кнопки Сохранить и Отмена.
 

Удаление документа
 

Удалять документ может только его автор, администраторы модуля “СЭД”  и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа. Перейдите в документ и нажмите кнопку “Удалить”. Внимание! Удаление необратимо.

Маршрут документа
 

Задать маршрут документу может администратор модуля “СЭД” либо автор документа.

Создать маршрут для документа можно несколькими способами:

  • Выбрать из реестра маршрутов и отредактировать его;
  • Создать новый маршрут

Для создания и редактирования маршрута в карточке документа перейдите на вкладку Маршрут. Выберите этапы и введите ФИО ответственных. Ниже появятся этапы маршрута. 

Этапы и пользователей можно перемещать вверх/вниз  , удалять .

Для изменения параметров этапа маршрута нажмите на кнопку Настройка рядом с названием маршрута: В настройках Вы можете определить тип прохождения этапа: последовательный или параллельный. При последовательном прохождение каждому следующему сотруднику в этапе документ будет приходить после предыдущего. При параллельном этапе все участники этапа одновременно могут работать над документом. Также, в настройках этапа можно указывать настройки прохождения этапа. В настройках можно указывать неограниченное количество правил прохождения данного этапа. Правила определяют прохождения этапа и выбор следующего этапа при различных вариантах резолюций пользователей. Правило содержит следующий этап, выбранную визу и количество пользователей необходимое для данного правила. При резолюции пользователя будет выбранно первое подходящее правило Во всех этапах есть правило по умолчанию, по которому будет определять прохождение этапа при отсутствие каких-либо других правил. Или при отсутствие подходящих правил.

Прохождение документа по маршруту

Источник: https://a2b.su/instructions/doc_card_sed2/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.